الدرس الثاني باستخدام برنامج السهلي سوف اليومية الدرس الثاني: اليومية كنا قد تطرقنا في العدد السابق إلى عملية أنشاء ملف في برنامج المحاسبة و ما علينا الآن سوى أن نستخدمه و نقوم بإدخال البيانات المحاسبية، و لكي تكون عملية الشرح سهلة فسوف نستعمل الأمثلة. ا

الدرس الثاني: اليومية


كنا قد تطرقنا في العدد السابق إلى عملية أنشاء ملف في برنامج المحاسبة و ما علينا الآن سوى أن نستخدمه و نقوم بإدخال البيانات المحاسبية، و لكي تكون عملية الشرح سهلة فسوف نستعمل الأمثلة.
اليومية


أغلب العمليات المحاسبية التي تتم عبارة عن تسجيل عمليات البيع و الشراء و هي أبسط شكل ممكن أن ندخل منه إلى عالم المحاسبة، و لكن عمليات البيع و الشراء تتداخل بين نقل الأموال و نقل البضائع، و لكننا في هذا العدد سوف نتطرق لتسجيل العمليات المالية، و فعليا المحاسبة تقوم بتحويل البضائع إلى ذمم مالية و يتم تسجليها.و مثالنا حي بين أيدينا إذ يمكننا مراقبة البائع في البقالية الذي يسجل عملياته اليومية و في نهاية الشهر يقوم بمطالبة زبائنه بالمبالغ المترتبة عليهم منهم من يدفع و منهم من يؤجل إلى الشهر القادم، أيضا البائع صاحب البقالية يقوم بعملية الشراء من تجار الجملة أيضا تتم العملية نقدا أو ذمة عليه لنهاية الشهر أو الأسبوع.و إذا استطعنا أن نقوم بتسجيل عملياته من بيع و شراء و قبض و تسديد نكون قد قطعنا شوطا طويلا في فهم المحاسبة.إذا اختلست نظرة إلى دفتر البائع عندما أقوم بعملية الشراء بالدين (بالآجل، سوف أدفع فيما بعد) سوف نشاهده يقوم بتسجيل اسمي و إلى جانبه قيمة البضاعة التي اشتريتها.مثلا قمت بشراء 10 كيلو رز بقيمة 250 ليرة و كان هنالك قبلي من اشترى بقيمة 1000 ليرةيومية اليوم الأول

1000	محمد
250	زاهر
500	فادي

أيضا في اليوم التالي قمنا بقراءة الدفتريومية اليوم الثاني

500	محمد
500	زاهر
250	فادي
100	عمر

ما شاهدناه سابقا يسمى “اليومية”في نهاية الشهر يقوم البائع بتجميع الذمم كلها في دفتر ثاني لكي يسهل عليه مطالبتنا بهاهذه هي المجاميع أو ما يسمى بالأرصدةأرصدة الحسابات

1500	محمد
750	زاهر
750	فادي
100	عمر

في نهاية الشهر أقوم بتسديد ما علي من ذمة للبائع، كامل القيمة أو بعض منها، و لكن كيف يسجلها البائعممكن أن يسجلها بقيمة سالبة حتى إذا قام بعملية الجمع تطرح قيمة التسديد من المجموع، و على فرض أنني قمت بالشراء في نفس اليوميومية اليوم الثالث

-500	زاهر	تسديد
100	زاهر	سكر و شاي
-750	فادي	تسديد
100	عمر	لبن
- 2000	عمر	دفعة مقدمة

لاحظوا العمود الثالث الذي وضعناه ليسهل علينا معرفة العملية، و لاحظوا القيمة السالبة لعملية التسديد، و لكن إشارة السالب إشارة صغيرة غير مقروءة و ربما تسبب تشويش فنتخيلها صفرا أو فاصلة خاصة إذا كانت مكتوبة باليد، و حتى على الحاسب هي لا تزال خط صغير لذلك سنقوم بوضع القيم السالبة في عمود منفرد.يومية اليوم الثالث

	500	زاهر	تسديد
100		زاهر	سكر و شاي
	750	فادي	تسديد
100		عمر	لبن
	2000	عمر	دفعة مقدمة

جيد جدا أصبحت اليومية مقروءة بشكل سهل، لاحظوا أن القيم السالبة جاءت في العمود الأيسر و بدون إشارة السالب، و لكن لاحظوا أن عمر قام بتسديد مبلغ أكبر من المطلوب 2000 ليرة هذا المبلغ دفعة مقدمة ليشتري البائع له علبة سمنة مثلا.لنقم بعملية الجمع و نرى النتائج، بمعنى محاسبي لنظهر أرصدة الحساباتأرصدة الحسابات

1500	محمد
350	زاهر
0	فادي
-1800	عمر

أصبح مجموع الحساب “زاهر” 350 بينما سدد “فادي” كامل القيمة أما “محمد”فلم يسدد شيئا، ماذا عن عمر لقد أصبح مجموعه (رصيده) سالبا و لنفس الأسباب السابقة المتعلقة بالقيم السالبة سنجعل عمود أخر للقيم السالبةأرصدة الحسابات

1500		محمد
350		زاهر
0		فادي
	1800	عمر

بنظرة فاحصة نقول أن محمد مدين لنا بقيمة 1500، أما زاهر فهو مدين لنا بقيمة 350، فادي زبون جيد، عمر هو ليس مدين لنا بل دائن علينا بقيمة 1800 ليرة. مدين دائن الحساب

1500		محمد
350		زاهر
0		فادي
	1800	عمر

إذا عدنا إلى اليومية التي استنتجت منها الأرصدة فسوف نلاحظ أن أي قيمة في العمود الأيمن سوف تزيد من قيمة الحساب بينما في العمود الأيسر سوف تنقص من قيمته، أو بمعنى محاسبي أي قيمة في العمود الأيمن من اليومية سوف تجعل من الحساب مدينا أكثر و أي قيمة في العمود الأيسر ستجعل من الحساب دائنا أكثر، لذلك في المحاسبة نسمي العمود الأيمن في اليومية بالمدين و الأيسر بالدائن، و نعيد رسم اليومية بشكلها النهائي.يومية اليوم الثالث مدين دائن الحساب الشرح

	500	زاهر	تسديد
100		زاهر	سكر و شاي
	750	فادي	تسديد
100		عمر	لبن
	2000	عمر	دفعة مقدمة

أظن أني بهذه الطريقة قمت بشرح معنى الدائن و المدين و شرح اليومية و شرح أرصدة الحسابات بشكل مختصر، و إذا لم تكن قد استوعبتها أعد القراءة مرة أخرى قبل متابعة المقالة.
القيد المزدوج


نلاحظ أن أرصدة الحسابات هي عبارة عن مجموع الحركات التي في اليومية لكل حساب، لهذا لا يوجد عمود للشرح إذ لا يمكن جمع الشرح، فإذا قرأنا الأرصدة فلن نستنتج سوى ذممنا على الزبائن أو ما علينا للعملاء، لذلك اتبع المحاسبون طريقة خاصة لتوضيح إجمالي الفعاليات، و هي باعتبار المبيعات و الصندوق و المشتريات و غيرها كحسابات مثل زاهر و عمر و فادي إلخ.بمعنى أنه لا يتم تحريك مبلغ مالي لحساب ما مثل زاهر إلا بتحريك حساب آخر معاكس له بالإشارة بحيث إذا جمعنا أرصدة الحسابات كلها لرقم واحد نحصل على الرقم صفر.مثلا إذا قام زاهر بتسديد 500 ليرة فإننا نضع في اليومية حركة مالية معاكسة على حساب الصندوق بقيمة معاكسة و بنفس القيمة، و إذا اشترى فادي بقيمة 1000 أيضا نضع حركة ثانية بقيمة معاكسة و بحساب نسميه “المبيعات”، عندها تظهر حسابات الصندوق و المبيعات في أرصدة الحسابات موضحة من أين أتت الذمم المالية لبقية الأرصدة. مدين دائن الحساب الشرح

	500	زاهر	تسديد
500		الصندوق	تسديد زاهر
1000		فادي	سكر و شاي
	1000	المبيعات	بيع فادي سكر و شاي

إدخال البيانات



من الأمثلة السابقة نجد عنصرا هاما في المحاسبة وهو “الحساب”، لذلك في كل البرامج المحاسبية يجب عليك إنشاء حساباتك التي ستتعامل معها قبل كتابة البيانات التابعة لها، أغلب البرامج تؤمن سهولة في فتح الحساب أثناء إدخال البيانات.

أيضا لاحظنا اليومية لليوم الأول والثاني و الثالث، و في البرامج المحاسبية تسمى “سندات قيد”، حيث يمكن فتح أكثر من سند لكل يوم

فتح حساب

في [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] تطرقنا إلى كيفية إنشاء ملف بيانات جديد، قم بفتح هذا الملف، بعدها ابحث عن “بطاقة حساب” ضمن القوائم و اضغط عليها، كل برنامج محاسبة له ترتيب خاص به لكنك لن تحتاج لأكثر من دقيقة للوصول إلى “بطاقة حساب” اتصل بالدعم الفني في حال لم تجدها.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]بطاقة الحساب من القوائم، أغلب البرامج لديها أيضا زر على النافذة الرئيسية لتسهيل الوصول لها.


الآن كل ما علينا هو تعريف الحسابات اللازمة و بصراحة لن نقوم بتعريف كل الحسابات سنترك بعضها ليتم تعريفه أثناء إدخال البيانات.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]عند فتح بطاقة الحساب بعض البرامج تقف عند آخر حساب تم تعريفة، أو تكون بحالة وضع إدخال حساب جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر “جديد” في البطاقة.انتقل إلى حقل “اسم الحساب” (ضع مؤشر الكتابة عليه) و اكتب اسم “زاهر”

انتقل إلى حقل “الدفتر” أو “الحساب الرئيسي” و اكتب فيه اسم “الزبائن”

انتقل إلى حقل “الرمز” بعض البرامج ستقترح رمزا من عندها اتركه كما هو أو اكتب رمزا غير مستعمل في بطاقة حساب أخرى.

اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم.


أغلب البرامج تتبع نفس النسق إذ يجب أن تقوم بوضع الحساب ضمن “دفتر” أو “حساب رئيسي” و ذلك لغرض تصنيف الحسابات، أما بالنسبة للرمز فهو هام جدا في المحاسبة نظرا لأن الاسماء يمكن تكرارها أو تشابهها و لأن المحاسبة لها تأثيرات قانونية يتم اعتماد لكل حساب رمزا خاصا لا يتكرر و يضمن ذلك برنامج المحاسبة، بالنسبة لمحاسبة بسيطة يمكن اقتراح أي رمز المهم هو عدم التكرار.

و الآن كرر العملية لكل الحسابات التي استعملناها في الأمثلة السابقة، و اترك اسم “عمر” بدون تعريف، تذكر أن تضغط على زر “جديد” عند الشروع في تعريف حساب جديد.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]بعض البرامج توفر دليل الحسابات لتأخذ نظرة عن كل الحسابات التي لديك، لاحظ وجود الحسابات الجديدة التي قمنا بتعرفها سابقا، تحت الدفتر (الحساب الرئيسي) “الزبائن”أحيانا نسميها شجرة الحسابات، انقر نقرتين بالفأرة على اسم الحساب ليتم فتح بطاقته فورا إذا أردت إجراء أي تعديل على الحساب.


و الآن لندخل اليومية للأيام الثلاثة التي ذكرناها في الأمثلة السابقة

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]لإدخال اليومية، يتم استخدام سندات القيد حيث يمكن أن يكون لليوم الواحد أكثر من سند قيد، مما يوفر تجزيء العمليات لسهولة مراجعتها و تنقيحها.ابحث عن “سند قيد” في القوائم، هذه المرة قد تحتاج إلى وقت أطول، نظرا لوجود أكثر من نوع للسندات، اختر “سند القيد” لأنه ابسطها و أكثرها شمولا.


البرامج المحاسبية الحديثة تعتمد تعدد أنواع السندات فمنها ما يقوم بتوفير عمليات الإدخال و توليد القيود اللازمة آليا مثل سندات التعامل مع الصندوق، أو الأقساط أو الشيكات، و يتم تعريف هذه السندات مسبقا أو عند الحاجة، لذلك يجب اللجوء إلى الدعم الفني أو قراءة دليل المستخدم المتوفر مع البرنامج.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]أيضا عند فتح شاشة “سند القيد” بعض البرامج تقف عند آخر سند تم كتابته أو تكون في وضعية إدخال سند جديد، إذا لم تكن كذلك اضغط زر جديدكما في برنامج Excel يمكن الكتابة في الجدول القيم و الحسابات، وعند كتابة اسم الحساب، البرنامج سيقوم بالبحث عن الحساب المعرف مسبقا و لا يقبل أن تكتب حسابا عير معرف، بعض البرامج تقوم بالبحث عند الضغط على زر Enter و البعض الآخر يحتاج إلى زر F4 أو أي زر آخر (اقرأ دليل المستخدم) و البعض الآخر يقوم بالبحث بمجرد عملية الكتابة في الحقل.

لاحظ أن حقل التاريخ في 1-10-2006

اضغط زر “تخزين” أو زر “إضافة” حسب البرنامج المستعمل، سيسألك البرنامج ليتأكد من عملية التخزين أجب بنعم.


لاحظ في السطر الأخير (الرابع) يوجد حساب “المبيعات” و قيمته هي قيمة مجموع ما بعناه في السند، إذا حاولت تخزين السند بدون أن يكون مجموع طرفي السند (المدين و الدائن) متساويان، سوف يرفض البرنامج متابعة التخزين.

الآن قم بإدخال السند لليوم الثاني مراعيا أن حقل التاريخ 2-10-2006 أي تاريخ اليوم الثاني، ثم قم بالتخزين.

لإدخال اليوم الثالث هنالك حساب جديد باسم عمر لم نقم بتعريفه همدا في البداية لكي نجرب عملية إنشاء بطاقة حساب أثناء عملية إدخال السندات.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]اكتب السند إلى أن تصل إلى سطر الحساب “عمر”في عمود الحساب اكتب كلمة “عمر” و اضغط Enter، لن يجد البرنامج اسم عمر في البطاقات، بعض البرامج تقترح عليك البحث عنه فتفتح شاشة البحث، و بعضها يذهب إلى تعريف بطاقة حساب و لكن بشكل مبسط كما في الصورة.

قم بإدخال البيانات لتعريف الحساب الفوري كما في التعريف العادي في بطاقة الحساب، ثم اضغط موافق ليتم تعريف الحساب و إدراجه في السند فورا.

لاحظ أن حقل التاريخ هو 3-10-2006


هنالك عمليات بيع و عمليات تسديد، لذلك لإتمام السند لا يكفي إدراج حساب المبيعات بل سوف نستخدم حساب الصندوق لعمليات التسديد

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]حساب المبيعات أتى بقيمة مجموع المبيعات التي قمنا بها و لكن بقيمة معاكسة، و أيضا حساب الصندوق أتى بقيمة مجموع التسديدات و بقيمة معاكسة (500 + 750 + 2000) أي 3250 و بالتالي أصبحت قيمة مجموع المدين و الدائن للسند متساوية و يمكننا التخزين الآن.


عندما مجموع قيم الحسابات أي (أرصدة الحسابات) سيظهر معنا حسابين جديدين و هما (المبيعات و الصندوق) و من خلال قيمتهما نستطيع أن نعرف حجم المبيعات التي حققناها و معلومة مفيدة، و أيضا المبلغ الموجود في الصندوق و الذي يجب أن يطابق المبلغ الحقيقي الموجود فعلا في صندوق البقالية، و أي خطأ يؤدي إلى مراجعة العمليات التي أجريناها و تصحيح هذا الخطأ.

مشكور عمل رائع

ليث ابوصلوع محاسبة
...............