مقدمة في المحاسبة باستخدام برنامج السهلي سوفت

الدرس الأول: مقدمة في المحاسبة

المحاسبة هي تسجيل العمليات المالية اليومية بالتفصيل ثم إظهار النتائج بشكل إجمالي أو تفصيلي و هي عادة لا تتدخل في الحكم على نجاح أو فشل الشركة أو المنشأة، و لكن على المدى البعيد اسند للمحاسب بعض المهام الإدارية لتحليل النتائج المستخلصة و إبداء رأيه.مفاهيم أولية

الحساب: سنتعرف في البداية على أهم عنصر في المحاسبة وهو “الحساب”، و لمن لم يدرس المحاسبة، الحساب هو قيمة مالية تدل على شخص أو شركة أو شيء معنوي وهو نفس الحساب الذي يفتحه لك البقال ليسجل عليك ذمتك المالية ليطالبك في آخر الشهر برصيدك لتقوم بتسديده، وإذا نظرنا إلى دفتر البقال سنجد أنه خصص لك صفحة (أو عدة صفحات) في دفتر، يقوم بتسجيل مشترياتك من عنده ثم في آخر الشهر يقوم بعملية الجمع و احتساب الرصيد.ما المقصود بالحساب المعنوي، هو أيضا حساب له مجموعة صفحات في الدفتر و لكن لا نسجل فيه ذمم الآخرين، ربما نسجل مصاريفنا اليومية من دفعات هنا وهناك بهذا نستطيع أن نجمع الأرقام في نهاية الشهر و نعرف مقدار المصاريف التي استهلكناها، أي أننا لا نطالب أحد بتسديد تلك الذمة، هي فقط للتعرف على النتائج لاتخاذ القرارات المناسبة.المادة: هنالك عنصر آخر هام وهو “المادة” و لكنها أكثر بساطة لأننا نتعامل بها كل يوم، فهي السلع و البضائع التي نبيعها و نشتريها، و هي أيضا يخصص لها عدة صفحات في دفتر ليتم تسجيل الكميات المشتراة و المباعة بشكل تفصيلي ثم في نهاية اليوم أو الشهر نستطيع أن نعرف الكميات المتداولة بشكل إجمالي و الأهم من ذلك معرفة الكمية الموجودة لدينا و المتوفرة في المستودعات.اليومية: إذا كان لديك حسابات كثيرة سيصبح من الصعب أن تتنقل بين الصفحات الكثيرة للحسابات و سوف تفقد أهم صفة للمحاسبة و هي تسجيل العمليات بشكل يومي، أي إنني لا أستطيع أن أعرف ماذا حدث في ذلك اليوم، لذلك تم إتباع طريقة تتم على مراحل

• أولا تسجيل العمليات التي تحدث يوميا في دفتر واحد بشكل متسلسل
  
• ثم في نهاية اليوم نعيد توزيع هذه العمليات على دفاتر الحسابات المخصصة لها،
  
• ثم نقوم بجمع القيم و احتساب الأرصدة
  

البرامج المحاسبية اختصرت المرحلتين الثانية و الثالثة أي فعليا عليك أن تقوم بإدخال العمليات اليومية و هي ستتولى باقي المهام عنك.الفواتير: هي أيضا تندرج تحت اليومية و لكن يتم إدخال العمليات التي حدثت على المواد (السلع و البضائع) وقد تعطى نسخة منها للزبون عند عملية البيع، الأمر المميز للفواتير أنها تترافق مع عمليات مالية خاصة بها يجب أن تسجل في اليومية و مرتبطة بها، البرامج المحاسبة الحديثة تتولى توليد هذه العمليات بشكل آلي مع عملية توزيع مدخلات الفواتير إلى الصفحات المخصصة لها و إيجاد المجاميع و القيم الإجمالية. باختصار:لدينا هذه العناصر الهامة التي علينا التركيز عليها خلال عملنا و هي (الحساب، المادة، اليومية، الفواتير)هنالك مفهومين هامين لمن لا يعرف المحاسبة هما الـ (المدين و الدائن) و لكن الكثير يبدأ بحك رأسه كلما تعرض لإحدى هاتين الكلمتين على الرغم من بساطتهم، و بما أننا لا نستطيع أن نتجاوزهم سأشرحهم بشكل مبسط، نقسم هذين المفهومين إلى أربع مفاهيم (قيمة مدينة، قيمة دائنة، حركة مدينة، حركة دائنة)القيمة المدينة: هي ذمة لنا ممكن أن تكون كقيمة زبون يسحب من عندنا بضاعة يعني هو مدين لنا بمبلغ يجب عليه تسديده، أو قيمة المصاريف التي قمنا بها خلال اليوم طبعا لا نستطيع أن نطالب بها إلا إذا كان خطأ و نريد استرداهاالقيمة الدائنة: هي ذمة علينا مثلا قيمة حساب مورد للبضاعة نسحب من عنده بالآجل، أو قرض أو رأسمال شريك، يعني نحن مدينين لهؤلاء أي هم دائنون لنا.الحركة المدينة والدائنة:المدينة هي التي نسجلها في اليومية ليتم توزيعها على الحسابات و تجعل من الحساب المدين مدين أكثر أو من الحساب الدائن أقل دائنية إلى أن يقلب مدينا، و الحركة الدائنة بالعكس تماما.إذا نظرت إلى كلمة مدين و دائن كقيم جبرية أي موجبة و سالبة لفهمت مدى بساطتهما و خاصة إذا اعتبرت الحسابات مثل المتحولات التي تعاملنا معها في الرياضياتلن نستطيع أن نشرح المحاسبة بشكل موجز لكنها قد تكون جيدة للمتابعة معنا.مفاهيم برامج المحاسبة

أغلب البرامج المحاسبية تعتمد نفس المنهاج في التعامل و نفس المفاهيم، و أغلبها تقوم على الاختلاف في تقديم التسهيلات في إدخال البيانات أو السرعة في إظهار النتائج و فرزها و ليس في المحاسبة نفسها إذ لا تستطيع أن تخرج عن المفهوم الأكاديمي للمحاسبة، أي سوف نجد لديها كلها (بطاقة حساب، بطاقة مادة، يومية ، فواتير، أرصدة حسابات، جرد مواد، إلخ)، و لكن هنالك مفاهيم إضافية سوف تضاف إليها نتيجة العمل على الحاسب مثل (الملف، شاشة، كلمة المرور، الخصائص، صيانة، النسخ الاحتياطي، المخدم) سيتم التعرف عليها بالتدريج.بدء العمل إنشاء الملف


في أغلب البرامج المحاسبية قبل البدء بالعمل المحاسبي يجب أن يكون الملف موجودا مسبقا على القرص الصلب، ليس كبرنامج Word أو الاكسل Excel البرنامجين الأخيرين تستطيع العمل على الملف بدون إيجاده على القرص الصلب ثم إغلاق البرنامج بدون التخزين، أما غالبية البرامج المحاسبية خاصة المحلية فهي تتعامل مع قواعد البيانات التي يجب تركيبها قبل تركيب البرنامج نفسه.
لإنشاء ملف جديد، مثل أغلب البرامج على الحاسب نبدأ من “ملف” ثم “جديد”
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
الشاشة التالية سوف تسألنا عن اسم الملف الذي سيتم فتحة على القرص الصلب وهو يختلف عن اسم الشركة، قد تقوم أنت بتحديد اسم الملف مساوي لاسم الشركة، بعض البرامج لا تقوم بهذا الفصل بينهم، و لكن الأفضل تسمية اسم الملف باللغة الإنكليزية أو الأرقام حتى نتجاوز أي صدام مع أنظمة التشغيل و دعم الملفات للغة العربية.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط] الشاشة هنا تم تحديد اسم الملف Test، مسار الملف هو المجلد الذي سيتم توليد الملف فيه، بعض البرامج تقوم بالسؤال عن الملف و مساره في خانة واحدة لذلك سيكون اسم الملف بالكامل مع مساره D:\My Data\Tacbord SQL\Data\test.tcbfile ، وضعنا الملف في القرص D لأن أغلب المشاكل (كالفيروسات) التي تصيب الجهاز تستهدف القرص C.تأكد من أن اسم الملف صحيح تماما لأن بعض البرامج المحاسبية لا يمكن تغيير اسم ملفها بسهولة، اسم الملف في البرنامج الذي نستعمله الآن يمكن تغييره ببساطة من خارج البرنامج عبر مستكشف الويندوز مثل تغيير اسم الملف لأحد ملفات الورد Word أو ملف لأغنية mp3.

المخدم (Server) هو جهاز (الحاسب) الذي سيوضع عليه الملف، و على المخدم يجب تركيب محرك قاعدة البيانات ليقبل التعامل معه، ليست كل البرامج المحاسبية تدعم هذه الطريقة لذلك سنبقي الملف داخل جهازنا، اضغط التالي.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]لاحظ اسم الشركة “مثال تجريبي” يمكنك تحديد أي اسم للشركة التي تفتح حساباتها، يمكنك تغيير اسم الشركة فيما بعد كما في أغلب البرامج المحاسبية.من المهم جدا أن يتم تحديد كلمة مرور للملف حتى لا يتم الدخول إلى البيانات من قبل أشخاص لا يفترض أن يطلعوا على البيانات، لكننا سنترك كلمة المرور فارغة الآن لأننا نستطيع تغييرها فيما بعد.

المجال هو ميزة خاصة بالبرنامج المستخدم و ليس مفهوم محاسبي، هنا المجال لتقسيم الملف لفترات مالية مع الحفاظ على المشاركة في الحسابات و المواد إلخ، اترك المجال كما هو و اضغط التالي إلى أن تصل إلى النمط.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]النمط أو النموذج ميزة متوفرة في أغلب البرامج المحاسبية توفر علينا التحديدات الرئيسية في الملف المتعارف عليها، اختر دليل الحسابات المبسط ثم اضغط التالي

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]كل ما علينا هو ضغط زر إنشاء ليتولد لدينا ملف جديد على القرص الصلب D:\My Data\Tacbord SQL\Data\test.tcbfile

سيقوم البرنامج تلقائيا بفتح الملف و الدخول إليه لكننا للتمرين سوف نغلق البرنامج و نعيد تشغليه للدخول إلى الملف مرة أخرى، يمكن الدخول للملف الجديد عبر آخر الملفات المفتوحة و هذه الميزة موجود في أغلب البرامج المحاسبية، و لكن قد تكون تحت قائمة ملف مباشرة أو ضمن فرع من القائمة كما هي الحالة لدينا هنا.
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]هنالك طريقة أخرى هي بضغط “ملف” ثم “فتح” لاستعراض الملفات أو البحث عنها في القرض الصلب كما هو الحال عند التعامل مع ملفات WORD.عادة يتم اختيار الملف عبر آخر الملفات المفتوحة اضغط اسم الملف test ليتم فتحة و طلب الدخول إليه.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]أغلب البرامج المحاسبية لديها نفس النموذج من هذه الشاشة، بما أننا لم نحدد كلمة مرور عند إنشاء الملف اترك خانة كلمة المرور فارغة و اضغط موافق، البرنامج سوف يتحقق من الاسم و كلمة المرور و الدخول إلى البيانات فورا.

مشكورررررر مدير درس مهم للجميع ونحن في انتظار الدرس الثاني